bloc de feuille to do list cinqpoints
carnet A4 Le Papier Fait de la Résistance
Comment je m'organise ?
Je commence un nouveau projet DCE et lors de la réunion de lancement, je me rends compte que le PC a été fait à l'arrache – comme on dit - : pas de poteaux dans le sous-sol, VB/VH trop petite et mal positionnées pour la circulation des flux, des cloisons de 5cm alors que la hauteur de l'étage est de 3m, manque les gaines palières dans 2 bâtiments sur 4... bref fin de réunion 3 pages de modifications à faire avant d'avoir une base saine. Et tous les BET qui attendent les « plans finis » pour faire leurs études dans les 2 jours.
Vous trouverez ci-après ma méthode d'organisation.
1- La To-Do List
Je m'organise avec les fameuses To-do list, présentent dans la vie personnelle comme dans la vie professionnelle. Elles m'aident à m'organiser en y notant les choses générales et importantes et ou urgentes.
Et je l'écris sur un papier avec un crayon – je retiens mieux comme ça !
J'y note tout en vrac :
répondre à un mail d'un autre client
mettre les fichiers sur le cloud avec la date limite pour qu'ils soient accessibles à tous les BET et le promoteur
récupérer ou envoyer un colis...
2- Les Carnets
Avec des carnets. Le carnet de réunion A4, où tout ce qui s'est dit en réunion est noté/dessiné.
Cela va être mon guide premier avec en parallèle le compte rendu de réunion s'il y en a un et les fiches de vérification. Il me permet aussi de noter une question ou un doute concernant un élément que je réglerai plus tard.
Par exemple qui n'a jamais tourné en rond sur un élément ou un logement en ne trouvant pas de solution, finir la journée énervée, puis le lendemain revenir dessus et trouver la solution en moins de 5 minutes. Quand je ne trouve pas la solution je bosse sur un autre plan et j'y reviens plus tard. La question en agence ne se pose pas puisqu'il est facile de demander à son voisin de bureau.
Bref pour en revenir au carnet...
Quand chaque ligne est cochée ou surlignée c'est bon j'ai fini les modifications dont on a parlé en réunion, je peux alors avancer sur le reste.
A côté j'ai un autre carnet pour y noter tout en vrac, une sorte de brouillon ou d'aide mémoire, sur une ou plusieurs pages – en évitant de mélanger les projets :
un croquis, un dessin
un calque éteins que je dois rallumer quand j'aurai fini ma modification
un calcul de surface vitrée – que je mettrai au propre dans un tableau automatique dans Autocad
les différends calculs nécessaire à une faisabilité
un brouillon de mail où je détaille les éléments importants du PLU pour une faisabilité
ou encore des trucs personnels
C'est ma mémoire, si on m'appelle pour me poser une question je regarde mon carnet où tout est noté pour répondre plus rapidement ou simplement me remettre en mémoire le projet.
3- Les Fiches de vérifications
Cette fiche a été établi à partir de mon expérience sur de nombreux dossiers. Elles sont gages d’expérience, de compétences personnalisées, d'outils d'organisation, de gain de temps, de professionnalisme, d'excellence, de discipline, d'engagement, de responsabilité et bien sûre de qualité.
Il faut en plus de cela avoir de la méthode.
Prévoir les problèmes et les résoudre en PC permet de gagner du temps sur le DCE.
Prévoir de bien mettre les différents éléments sur des calques différents permet là aussi de gagner du temps à l'élaboration des plans de vente.
Automatiser les polylignes de surface ou les tableaux permet là encore de gagner du temps en cas de modification, que ce soit pour les faisabilités, les tableaux de SHAB ou les tableaux de menuiserie.
Au fil du temps, j'ai fait ces 3 fiches de vérification : une pour les faisabilités, une autre pour le PC et la dernière pour le DCE.
La fiche Faisabilité
Celle-là c'est plus une fiche aide-mémoire. J'y ai notifié ce que je dois rendre.
page 1 : plan de situation avec photos du site
page 2 : vue aérienne du quartier
page 3 : plan masse simplifié avec un note écrite relatant les points importants et informations nécessaires dont aura besoin le promoteur (zone, numéros des parcelle, surface du terrain, SdP, SHAB, emprises, besoins en stationnement...)
page 4 : plan du sous-sol simplifié (avec poteaux comme ça pas de surprise plus tard en PC ou DCE)
page 5 : plan de l'étage courant simplifié, c'est-à-dire le contour du bâtiment, les circulations verticales et les parties communes)
page 6 : enfin la dernière page ! Les coupes de prospect ou de principe.
Et ce que je ne dois surtout pas oublier d'indiquer sur les plans : le nord, le nom des rues, les accès, les retraits imposés, la nature des toitures, la hauteur des bâtiments, les places PMR, les issues de secours, la chaufferie, le transformateur,...
La fiche PC (permis de construire)
Elle est plus approfondie – avec des généralités sur la première page puis se détaille par niveau - et fait 8 pages. Elle reprends les éléments graphiques à déposer pour un permis de construire.
Elle se décompose comme suit :
attention penser à faire
plan du terrain
plan de situation
plan masse
plan du sous-sol
plan du rez-de-chaussée
plan de l'étage courant
plan des combles
façades
plan des toitures
plan en coupe du terrain et de la construction
La fiche DCE (Dossier de Consultation des Entreprises)
Elle est encore plus complète et détaillée que celle du PC et fait 9 pages.
Elle se décompose comme suit :
attention penser à faire
plan du sous-sol
plan du rez-de-chaussée
plan de l'étage courant
plan du dernier étage
plan des combles techniques
plan de toitures
façades
coupes
cahier des menuiseries
cahier des serrureries
calepinages du hall d'entrée
plans de vente ou de location
Si vous avez suivi la fiche PC, une bonne partie de la fiche DCE va être cochée rapidement, il s'agira juste de faire de la vérification.
Cette fiche se double de la liste type des plans pour savoir ou j'en suis, ce que je dois faire et ce qui reste à faire. Et je fluote au fur et à mesure que j'avance. Aussi pratique que nécessaire lorsque l'on est plusieurs sur le projet pour la répartition des tâches.
Conclusion
Aujourd'hui j'ai fait de ces fiches un livret d'une trentaine de pages, que je tiens régulièrement à jour et qui m'aide tous les jours.
Voilà j'espère vous avoir aider à trouver une méthode de travail, valable aussi bien en agence qu'en libéral. N'hésitez pas à me contacter ou me laisser un commentaire si ce livret vous intéresse ou si vous voulez simplement en discuter ou me poser des questions.
Bonne organisation et à très vite.
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